Перевод кадрового документооборота в электронный вид — это не только легальная возможность, но и эффективный способ оптимизировать работу с персоналом. Внедрение КЭДО позволяет ускорить процессы, сократить издержки и повысить удобство для удаленных сотрудников. Вот пошаговый план для успешного перехода.
Шаг 1. Выбор системы для электронного документооборота
Для ведения КЭДО компания может использовать один из двух основных вариантов или их комбинацию:
-
Государственная система «Работа в России» подходит всем организациям, включая ИП, и позволяет проводить дистанционный прием на работу. Однако ее универсальный интерфейс может быть неудобен для крупных компаний, а техподдержка работает по электронной почте.
-
Коммерческие информационные системы (собственные или от сторонних разработчиков) предлагают гибкую настройку под бизнес-процессы, гарантируют отказоустойчивость и оперативную техподдержку, что важно для минимизации рисков.
Шаг 2. Определение перечня документов для перевода
Законодательство разрешает переводить в электронный вид почти все кадровые документы. Исключение составляют только три бумажных документа:
-
Акт о несчастном случае на производстве.
-
Приказ об увольнении.
-
Журнал инструктажа по охране труда.
Начинать внедрение можно постепенно — с конкретных документов (например, заявлений на отпуск) или с определенной категории сотрудников (например, с офисных работников).
Шаг 3. Выбор сертификатов электронной подписи (ЭП)
Требования к типу подписи зависят от документа:
| Документ | Подписывает работодатель | Подписывает сотрудник |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашения, уведомления об изменении условий | Квалифицированная ЭП (КЭП) | Квалифицированная ЭП (КЭП) |
| Другие документы (приказы, заявления и др.) | Квалифицированная или Неквалифицированная ЭП (НЭП) | Квалифицированная, Неквалифицированная или Простая ЭП (ПЭП) |
Рекомендации:
-
Для небольших компаний проще и надежнее использовать только КЭП — они подходят для всех документов.
-
Для крупных компаний можно сэкономить, выдавая сотрудникам для большинства документов НЭП, а КЭП — только кадровикам для ключевых договоров.
-
Сотрудники могут использовать КЭП, если она у них уже есть, или ПЭП, полученную через приложение «Госключ».
Шаг 4. Подготовка внутренних документов компании
Для легального перехода необходимо разработать и утвердить следующие локальные акты:
-
Положение об электронном документообороте в трудовых отношениях.
-
Соглашение с работником об использовании НЭП и ПЭП (если они применяются).
-
Внести изменения в коллективный и трудовые договоры.
Шаг 5. Информирование и получение согласия сотрудников
Переход на КЭДО доброволен для уже работающего персонала. Алгоритм действий для кадровой службы:
-
Уведомить сотрудников о переходе (способ законом не регламентирован, можно и электронно).
-
Получить письменное согласие на обмен электронными документами. Согласие должно быть на бумажном носителе (требование Минтруда). Это правило не касается новых сотрудников, для которых это первое место работы.
Важно: Сотрудник, давший согласие, не может в одностороннем порядке отказаться от КЭДО у текущего работодателя. Вернуться к бумажным документам он сможет только при переходе в другую компанию.
